1. Objet du document
Le Règlement Intérieur précise l'organisation et le fonctionnement en vigueur au sein de l'Association Boavizta (ci-après l’Association). Il est écrit dans le cadre des Statuts de l'Association et ne peut modifier ceux-ci. Il s’impose à tous les membres de l’Association du seul fait de leur adhésion ou de leur acceptation de la qualité de membre. Pour plus d’informations sur l’Association, vous pouvez aussi consulter la Charte, le Manifeste et la Vision.
Ce règlement a été préparé par le Conseil d’Administration de l’Association et a été adopté le 13/12/2024. Il annule et remplace toute version antérieure.
2. Adhésions et engagements
Pour adhérer et participer à l’Association, les personnes candidates sont encouragées à suivre plusieurs étapes (de façon progressive et dans le temps) :
Visionner la vidéo de présentation et d’accueil de l’Association
Compléter le formulaire de présentation individuelle
Lire et adhérer à la charte, au manifeste, à la vision
Adhérer et payer sa cotisation
S’assurer du bon accès aux outils mis à disposition (notamment messagerie instantanée et wiki)
Se présenter aux autres membres via le chat “Bienvenue / Welcome”
Participer aux réunions régulières, dans la mesure de leurs disponibilités
S’impliquer dans un ou plusieurs chantiers
Lors de l’adhésion, la personne candidate peut choisir d’adhérer en tant que :
Personne Physique - Avec Cotisation
Personne Physique - Sans Cotisation (pour les étudiants et chercheurs d’emplois)
Personne Morale - Organisation de moins de 50 employé.e.s
Personne Morale - Organisation de 50 à plus de 50 employé.e.s
Personne Morale - Cotisation déjà effectuée (pour les collaborateurs d’organisations ayant cotisé)
Le paiement de la cotisation doit être renouvelé chaque année.
L’adhésion d’une organisation donne droit à une valorisation de son engagement sur le site Web de l’Association ainsi que sur ses supports. L’adhésion pour les personnes morales permet à tout membre d’une organisation de s’impliquer dans l’Association.
Les membres sont les adhérents de l’Association qui ont été admis conformément aux statuts de l’Association, complété par le Règlement Intérieur.
Pour les Groupes d’entreprises, l’adhésion vaudra tant pour la société mère que pour ses filiales détenues au sens du II et III de l’article L 233-16 du Code de commerce. Dans ce cas, une filiale n’apparaît pas en tant que membre, mais comme filiale du membre qui est sa maison mère. Si une filiale souhaite apparaître en son nom propre dans le fichier des membres de l’Association, elle doit devenir membre dans les conditions telles que précisées dans les Statuts et le Règlement Intérieur.
Les membres sont encouragés à s’engager dans la vie et les travaux de l’Association. Cet engagement peut être de plusieurs natures : apport de connaissances, temps de réflexion / travail, apports de visibilité ou relations, mise a disposition de moyens, etc.
La vie de l’Association est fortement structurée autour de réunions et chantiers. Des réunions bi-mensuelles rassemblent l’ensemble des membres autours de la vie de l’Association et de présentations. Les travaux de l’Association sont organisés autour de chantiers pour lesquels des réunions ad-hoc sont organisées.
3. Procédures de radiation
Un membre peut être radié pour motif grave. Sont considérés comme motifs graves, les actes suivants (liste non exhaustive) :
Agissements portant atteinte aux intérêts de l'Association ;
Dénigrement ou non alignement avec les valeurs de l’Association ;
Manquements à la sécurité du personnel de l’Association ou d’un autre membre dans le cadre de l’activité associative (harcèlements moral ou sexuel, violences sexistes ou sexuelles, violences physiques, violences verbales contraires aux valeurs républicaines…).
Discrimination du personnel de l’Association ou d’un autre membre dans le cadre de l’activité associative (sexisme, racisme, antisemitisme, validisme, LGBTQIA+phobies; psychophobie, agisme, discrimination selon l'apparence physique)
Non respect répété du présent Règlement Intérieur
À la demande du Président de l’Association, une procédure d’enquête administrative sera lancée selon la procédure recommandée suivante :
Selon la nature du fait, toutes les parties concernées seront entendues par une commission d’enquête, installée à la demande du Conseil d’Administration ;
Le Président de l’Association ou le Secrétaire Général adressera un courrier recommandé avec accusé de réception ou Lettre Recommandée Électronique, précisant le fait reproché ou la disposition statutaire auquel le membre contrevient ;
Le membre concerné devra accomplir son obligation conformément aux statuts ou présenter ses explications concernant les faits. Le courrier devra l'informer de la sanction encourue.
La commission d’enquête le recevra en audition dans des délais raisonnables, en physique ou à distance (visio-conférence)
En l'absence de réponse, l'Association lui adressera un courrier recommandé avec accusé de réception ou Lettre Recommandée Électronique l'informant de la sanction, pouvant aller jusqu'à la radiation, avec les raisons qui la motivent.
La commission d’enquête transmettra son rapport au Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration votera à la majorité la sanction qui peut aller jusqu’à la radiation de l’Association.
Cette procédure n’interdit pas par ailleurs l’engagement d’une poursuite judiciaire.
4. Données à caractère personnel des membres
Dans le cadre de son activité, l’Association collecte les informations à caractère personnel suivantes sur la base légale du consentement :
Nom
Prénom d’usage
Email
Numéro de téléphone
Lien vers le profil LinkedIn
Photo
Code postal
Ville
Pays
Fuseau horaire
Langue de communication préférée
Adhésion individuelle ou propre à une organisation
Raisons de l’adhésion
Attentes vis-à-vis de l’Association
Contributions envisagées
Compétences
Sujet sur lequel solliciter de l’aide
Projets à présenter aux membres de l’Association
Manière de diffuser les travaux
Canal de connaissance de l’Association
Autres commentaires
La finalité du traitement des données est de comprendre la motivation à rejoindre l’Association, faciliter la connaissance des membres, les échanges entre membres pour les chantiers, la recherche de compétences pour les missions et mieux orienter les nouveaux membres vers le chantier adéquat.
Le responsable de traitement pour l’Association est le président. Un Délégué à la Protection des Données (DPO) est également nommé.
Chaque membre de l’Association s’engage à respecter strictement les règles de confidentialité vis à vis de son employeur, et à ne pas divulguer d’informations n’ayant manifestement pas de caractère public.
Chaque membre de l’Association peut également faire valoir à tout moment ses droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition concernant l’utilisation de ses données à caractère personnel.
Les données sont conservées durant toute la durée d’adhésion à l’Association.
Les données ne font pas l’objet de transfert dans un pays hors de l’Union Européenne ou font l'objet de transferts conformes à l’article 45 du RGPD.
5. Bien vivre ensemble
L’Association souhaite qu’elle soit un environnement accueillant, serein, respectueux, studieux, propice à l’entre-aide et à la camaraderie. C’est une condition essentielle de fonctionnement d’une association dans laquelle tous les membres sont bénévoles et non contraints. Pour perpétuer ce cadre, l’Association encourage les membres à respecter quelques règles :
Écouter activement ses interlocuteurs
Accepter la différence, lutter contre les discriminations, ne pas juger ;
Respecter la parole de l’autre, rester concis et ne pas se couper ;
Faire confiance ;
Se sentir libre de s’exprimer sans censure / faire en sorte que chacun se sente libre de s’exprimer sans censure
Rester courtois ;
Demander de l’aide et / ou proposer de l’aide ;
Privilégier le collectif et les communs avant l’individuel ;
Contribuer aux communs
Contribuer à rappeler et perpétuer les pratiques ci-dessus
6. Livrables libres et ouverts par défaut
Les membres de l’Association sont animés par les urgences environnementales et la recherche de robustesse des articles, études, méthodologies, données et outils produits. Ils considèrent que pour répondre à ces enjeux, de tels connaissances et outils doivent être développés, standardisés et propagés le plus largement possible et recueillir les revues critiques de pairs. L’adoption de modes de travail et de livrables transparents, libres et ouverts leur parait être la meilleure option pour atteindre ces objectifs. L’Association développe donc par défaut et de façon exclusive de tels connaissances et outils en open source, open data ou open science.
Les licences utilisées par l’Association sont les suivantes :
Pour les articles, études et méthodologie : CC BY-SA
Pour les données : CC BY-SA
Pour les logiciels : AGPL-3.0 de préférence, mais d’autres peuvent être sélectionnées au cas par cas.
Pour les logiciels, en cas de sélection d’une licence autre qu’AGPL-3.0, celle-ci doit à minima :
Permettre une utilisation commerciale du code source / du logiciel
Contraindre à une republication du code source selon des termes équivalents (copy-left)
Contraindre les utilisateurs à attribuer le code source original à l’Association
7. Publication d’articles au nom de l’Association
Les membres de l’Association sont encouragés à documenter leurs réflexions et leurs travaux et à publier sur le site de l’Association ou sur tout autre support pertinent.
Pour assurer robustesse de réflexion et cohérence éditoriale, les propositions d’articles de fond doivent être validés par 4 membres dont 2 du Conseil d’Administration dans un délai de 1 mois (ne concerne pas les articles courts ou les posts pour les réseaux sociaux). Si à l’expiration du délai il n’y a pas d’opposition à la publication, elle est considérée validée.
Process et tableau de revue critique : Lien vers la page Wiki
8. Prises de parole au nom de l’Association
De façon similaire à la publication d’articles au nom de l’Association, la prise de parole au nom de l’Association nécessite de définir le contexte et la teneur de la prise de parole, et de faire valider ces éléments par 4 membres dont 2 du Conseil d’Administration dans un délai de 1 mois. Si à l’expiration du délai il n’y a pas d’opposition à la prise de parole, elle est considérée validée.
Process et tableau de proposition de prise de parole : Lien vers la page Wiki
Les membres sont autorisés à prendre la parole en leur nom propre, mais ne peuvent alors pas engager l’Association.
9. Décisions et votes
Un membre a toute latitude de prendre des décisions relatives aux chantiers auxquels il participe et est encouragé à prendre l’avis de la communauté ou du conseil d’administration quand il le pense nécessaire.
Les décisions relatives à la vie et l’organisation de l’Association relèvent du conseil d’administration. Les membres seront informés, consultés pour avis, ou appelés à voter lors d'une Assemblée Générale, en fonction des sujets comme prévu dans les statuts, ou, si non spécifié, en fonction de l'appréciation du conseil d'administration.
10. Dépenses engagées
Le conseil d’administration est responsable devant les membres de l’association des dépenses engagées et, conformément aux statuts, en rend compte tous les ans lors des assemblées générales ordinaires. Un règlement dédié au financement / remboursement de frais pour le compte de l’Association a été défini et est accessible via ce lien.
11. Interdiction de promotion commerciale / appropriation commerciale
Depuis 2020, l’Association rassemble plus de 200 personnes issues d’organisations diverses et parfois concurrentes, mais toutes conscientes des urgences environnementales.
Elle souhaite :
maintenir un environnement serein et protégé dans la durée
continuer de faciliter une collaboration fluide, efficace et dynamique entre ces personnes et ces organisations parfois concurrentes en dehors de l’Association
assurer l’équité / la neutralité de l’Association envers ses membres, et entre les membres
Pour ce faire, dans le cadre de l’Association (réunions, évènements internes ou externes, supports, méthodologies, données, outils, discussions, etc), il est attendu des membres qu’ils :
respectent les valeurs de l’Association (notamment le développement de l’état de l’art, le service de l’intérêt général, le partage, la confiance et la coopération) et le travail de la communauté depuis sa création
représentent exclusivement l’Association / ses missions / valeurs, et se dissocient autant que possible ou nécessaire des intérêts de leur organisation / entreprise
s’interdisent de promouvoir de façon commerciale les produits et services de leur organisation / entreprise, et privilégient les intérêts de la communauté
s’interdisent de détourner ou de s’approprier au profit de leur organisation / entreprise les productions ou opportunités générés par l’Association (savoirs, outils, contenus, données, contacts, collaborations…etc)
Des discussions et des collaborations commerciales entre les membres de l’Association ou entre membres de l’Association et contacts externes rencontrés via l’Association sont évidemment autorisées et possibles, mais doivent cependant avoir lieu de façon dissociée de la vie / du cadre de l’Association.
A titre d’exemples, sont autorisés :
Lors d’une réunion bi-mensuelle ou externe de l’Association : Présenter brièvement son organisation / rôle, avant de présenter un contenu / travail significatif faisant progresser l’état de l’art
Lors d’une réunion externe, en dehors du cadre de l’Association : S’appuyer sur des contenus sourcés et intègres de l’Association pour cadrer une problématique client, ou utiliser des outils de l’Association en respectant les licences pour répondre à un besoin client
Sont interdits (exemples, non exhaustifs) :
Lors d’une réunion bi-mensuelle ou externe de l’Association : Présenter son organisation / rôle ses produits / services de façon commerciale et déséquilibrée comparé à un contenu / travail faisant peu progresser l’état de l’art, intégrer ou lier fortement des éléments commerciaux dans / à un support de l’Association, exploiter des données collectées pour l’Association (ex : e-mails ou données de répondants à un questionnaire d’un chantier) aux fins commerciales ou marketing de son organisation / entreprise, router une opportunité proposé à l’Association vers son organisation / entreprise
Lors d’une réunion externe hors de l’Association : Rebrander / s’approprier de façon abusive un contenu / outil de l’Association, le dénaturer ou parasiter, ne pas citer la source, ne pas respecter les licences
Héberger des contenus de l’Association derrière un formulaire de collecte de contacts / données ou un paywall
12. Questionnement de tiers dans le cadre de chantiers, collectes de données, analyses, publications open data
L’Association contacte régulièrement des acteurs externes dans le cadre de ses chantiers pour collecter des données, mener des analyses, produire des données, les partager avec les répondants ou plus largement avec le public ou le monde académique.
Dans ce contexte là les responsables de chantiers doivent :
Préciser aux répondants que les données individuelles collectées ne seront exploitées que par Boavizta, dans la cadre d’un projet spécifique, dans une durée de temps spécifique, seront anonymes, avec possibilité facultative de laisser ses coordonnées si volonté d'être recontacté
Préciser également que les données moyennes anonymisées pourront être stockées sans limite de temps et publiées en open data dans la mesure où le nombre de répondants permet effectivement de moyenner / anonymiser, et après vérification de la robustesse de l’anonymisation et de l’impossibilité de reverse engineerer les résultats
Héberger les données dans des bases de l’Association, en cohérence avec le RGPD
13. Modalités d’exploitation commerciale des livrables
Les livrables et contenus produits par l’Association peuvent être exploités en dehors de l’Association, dans le cadre d’une activité commerciale ou non. De façon générale, dans toute activité incluant l’exploitation de livrables de l’Association, il est obligatoire de mentionner aux destinataires / clients finaux l’origine de ces livrables, d’assurer l’intégrité des livrables et de respecter la licence. Un membre de l’Association doit être transparent.e sur la part relevant du livrable Boavizta ainsi que son caractère libre. De façon plus spécifique, les règles à respecter lors de l’utilisation commerciale ou non de livrables de l’Association sont à la section “livrables libres et ouverts par défaut”.
14. Communication par les membres, au nom de leur organisation / entreprise
Vous souhaitez mentionner votre appartenance à l’Association ? Vous pouvez mentionner que vous êtes “membre de Boavizta” et utiliser le logo dédié.
Vous avez réalisé des évaluations sur la base des données / méthodologies Boavizta, ou développez un outil qui intègre des données / méthodologies / outils issues de l’Association, et souhaitez communiquer sur ces éléments ? Nous vous encourageons à les présenter à la communauté en amont, pour qu’elle intervienne comme revue critique légère, et vous aide à rendre votre démarche plus robuste. Quel que soit le niveau de revue critique apporté par la communauté, merci de ne pas laisser entendre que Boavizta est un co-traitant dans l’évaluation ou le développement de votre outil (l’Association n’a pas les moyens d’apporter une revue critique profonde, et ne peut etre tenue responsable en cas d’utilisation / résultats erronés).
De façon similaire à la publication d’articles au nom de l’Association, l’utilisation du logo Boavizta (pas “membre Boavizta”) nécessite de définir le contexte et la teneur de son utilisation, et de faire valider ces éléments par 4 membres dont 2 du Conseil d’Administration dans un délai de 1 mois. Si à l’expiration du délai il n’y a pas d’opposition à la prise de parole, elle est considérée validée.
15. (Non)Sollicitations de Boavizta pour des missions
L’Association n’est pas structurée pour répondre à des missions, ne souhaite pas rentrer en concurrence avec ses propres membres, ni être partie prenante dans la sélection de prestataires. Pourtant l’Association est parfois sollicitée par des organisations tierces qui recherchent de l’aide sur des méthodologies / données / outils / etc…, dans le cadre de missions rémunérées. Dans ce cas de figure, la marche à suivre consiste a renvoyer l’organisation en recherche vers la page “Organisations Adhérentes” du site web, lui suggérer de prendre contact directement et en dehors des canaux de l’Association avec celles lui paraissent pertinentes, et de reverser le résultat des travaux dans les communs à l’issue de la collaboration.